Contoh dan Tips Membuat Rundown Acara Gathering Kantor
Meeting & Corporate | 14/05/2025
Pernahkah Anda merasa panik karena rundown acara gathering kantor berubah pada menit-menit terakhir? Atau mungkin Anda justru kesulitan menyusun alur kegiatan yang seru sekaligus profesional? Situasi tersebut kerap dialami oleh panitia internal acara. Tenang, ada tips praktis agar Anda bisa menyusun rundown yang tidak hanya efektif, tetapi juga seru dan menyenangkan bagi seluruh peserta.
Tips Membuat Rundown Acara Gathering Kantor
Untuk mewujudkan acara yang menyenangkan dan sesuai tujuan, perhatikan beberapa tips berikut ini:
Tentukan tujuan dan tema acara
Sebelum menyusun rundown acara gathering, tentukan dulu tujuan dan tema acara. Dengan tujuan yang jelas, Anda bisa lebih mudah menentukan tamu undangan, nuansa acara secara keseluruhan, hingga jenis aktivitas yang akan dilakukan. Misalnya, jika tujuan gathering adalah untuk meningkatkan motivasi dan semangat kerja karyawan, Anda bisa mengadakan workshop dengan tema seperti Work Smarter, Grow Together.
Cairkan suasana dengan games seru untuk acara gathering
Bangunlah mood yang positif dengan mengadakan games seru untuk acara gathering. Aktivitas ini juga dapat menjadi ice-breaker yang efektif, terutama jika peserta berasal dari berbagai divisi atau belum terlalu akrab dengan satu sama lain. Beberapa games yang cocok untuk gathering kantor adalah tebak gambar, tebak kata, atau cerita berantai. Apabila tersedia TV besar atau layar proyektor, Anda juga bisa mengadakan kuis interaktif via Kahoot.
Alokasikan durasi waktu yang cukup untuk tiap kegiatan
Rundown acara gathering kantor yang terlalu longgar bisa membuat acara membosankan, sedangkan terlalu padat bisa menyebabkan peserta lelah. Jadi, susunlah acara gathering secara realistis dengan memperhatikan transisi antar-aktivitas, waktu istirahat, serta waktu tidak terduga. Sebaiknya, selalu siapkan buffer time sekitar 5–10 menit untuk mengantisipasi perubahan rencana atau keterlambatan.
Tunjuk penanggung jawab untuk tiap kegiatan
Supaya gathering kantor berjalan lancar dan lebih terkontrol, tunjuklah penanggung jawab (PIC) untuk mengawasi jalannya acara. Kemudian, pastikan tiap PIC sudah memahami rundown dan masing-masing tugasnya minimal sehari sebelum gathering diadakan.
Misalnya, MC bertanggung jawab untuk mengatur alur acara dan menjaga energi peserta. Sementara itu, PIC dokumentasi bertugas mengambil foto dan video penting sepanjang acara berlangsung.
Siapkan peralatan yang diperlukan
Jangan sampai rundown gathering sudah rapi, tapi acara justru terganggu karena speaker tidak berfungsi atau jumlah kursi yang kurang. Untuk menghindari situasi tersebut, buatlah checklist perlengkapan berdasarkan tiap segmen acara.
Contohnya, sesi games membutuhkan papan tulis, kartu permainan, spidol, kertas, dan hadiah kecil. Tak kalah penting, pastikan Anda mengecek seluruh kelengkapan peralatan tersebut maksimal H-2 acara supaya Anda punya waktu untuk mempersiapkannya.
Contoh Rundown Acara Gathering Bisnis
Setelah mempelajari tips di atas, kini saatnya Anda membuat rundown acara gathering untuk perusahaan Anda. Berikut contoh susunan rundown yang bisa Anda jadikan referensi:
▪Tema acara: Work Together, Grow Stronger
▪Durasi: 3 Jam
▪Peserta: Seluruh karyawan perusahaan
| Waktu | Kegiatan | Durasi | Penanggung Jawab |
| 08.30–09.00 | Registrasi dan welcoming drink | 30 Menit | Tim resepsionis acara |
| 09.00–09.10 | Pembukaan oleh MC | 10 Menit | MC |
| 09.10–09.25 | Sambutan direktur utama | 15 Menit | Manajemen perusahaan |
| 09.25–09.45 | Ice breaking / games ringan | 20 Menit | Tim Acara |
| 09.45–10.30 | Session I: Materi Strategi Kolaborasi Kerja | 45 Menit | Narasumber & moderator |
| 10.30–10.45 | Coffee break | 15 Menit | Tim konsumsi |
| 10.45–11.30 | Session II: Panel Diskusi | 45 Menit | Panelis & moderator |
| 11.30–11.45 | Games kelompok ringan & pembagian hadiah | 15 Menit | Tim fasilitator & MC |
| 11.45–12.00 | Penutupan, ucapan terima kasih, & foto bersama | 15 Menit | Tim dokumentasi & MC |
Rekomendasi Venue Luas dan Nyaman untuk Gathering Kantor
Untuk mendukung kelancaran gathering kantor, rundown yang efektif perlu disertai dengan ketepatan pemilihan venue. Kebutuhan ini bisa Anda penuhi dengan mengadakan gathering di venue yang luas dan nyaman seperti Function Hall di Veranda Hotel Pakubuwono.
Tersedia beberapa paket meeting yang bisa Anda pilih sesuai kebutuhan gathering; mulai dari coffee break meeting, half-day meeting, full-day meeting, hingga full board meeting. Masing-masing paket sudah mencakup fasilitas untuk menunjang kelancaran acara gathering, seperti ruang pertemuan termasuk meja dan kursi, perlengkapan multimedia, koneksi Wi-Fi, hingga konsumsi. Bahkan, paket meeting di Veranda Hotel Pakubuwono juga menyediakan perlengkapan gathering yang terdiri dari pensil, buku catatan, air mineral, dan permen.
Lebih dari sekadar menyusun alur kegiatan, rundown acara gathering kantor adalah panduan untuk menentukan suasana, ritme, dan kesuksesan event secara keseluruhan. Tak kalah penting, pilihlah venue acara yang mampu mengakomodasi kebutuhan gathering dengan lancar, seperti Function Hall di Veranda Hotel Pakubuwono. Klik di sini untuk menemukan paket meeting yang sesuai dengan kebutuhan Anda!
