5 Pertimbangan Penting Memilih Function Hall untuk Acara Perusahaan

Dalam dunia bisnis, acara seperti seminar, workshop, peluncuran produk, atau pertemuan tahunan bukan hanya sekadar agenda rutin. Acara-acara ini adalah momen penting untuk membangun citra perusahaan, mempererat hubungan antar karyawan, serta menarik perhatian klien dan mitra bisnis. Karena itu, pemilihan function hall atau ruang acara yang tepat menjadi salah satu faktor kunci kesuksesan acara tersebut. 

Tidak cukup hanya memilih tempat yang tampak megah atau terkenal, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan sebelum Anda memutuskan untuk menyewa function hall. Simak selengkapnya di sini!

Hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Memilih Function Hall Untuk Acara Perusahaan

Memahami poin-poin penting ini akan membantu Anda merencanakan corporate events dengan lebih baik, menghindari kendala teknis, dan memastikan acara berjalan lancar sesuai harapan.

Pertimbangkan kesesuaian kapasitas ruangan dengan jumlah peserta

Ruangan yang sesuai akan membuat acara terasa nyaman dan profesional. Jangan sampai Anda memilih ruang yang terlalu kecil sehingga peserta harus berdesakan, atau justru terlalu besar hingga suasana acara terasa sepi. 

Solusinya, hitung estimasi jumlah peserta dengan cermat, dan diskusikan dengan penyedia function hall mengenai kapasitas ideal ruangan. Pastikan juga memperhitungkan adanya area tambahan seperti panggung, booth, meja registrasi, serta area coffee break. 

Ketahui fasilitas dan layanan pendukung yang tersedia di function hall

Selain ukuran ruangan, fasilitas dan layanan pendukung juga perlu menjadi perhatian utama. Apakah function hall tersebut dilengkapi dengan sistem audiovisual yang memadai? Apakah tersedia proyektor, layar lebar, sound system, dan pencahayaan yang memadai? 

Jangan sungkan untuk menanyakan fasilitas pendukung seperti WiFi, ruang ganti, ruang penyimpanan, bahkan teknisi yang siap membantu selama acara berlangsung. Fasilitas-fasilitas tersebut akan sangat mempengaruhi kelancaran acara dalam hal presentasi, penampilan, hingga live streaming.

Perhatikan fleksibilitas tata letak ruangan

Setiap jenis acara perusahaan memiliki kebutuhan tata letak yang berbeda. Untuk acara formal seperti seminar, biasanya Anda memerlukan pengaturan theater seating. Namun, untuk workshop atau diskusi kelompok, pengaturan round table atau classroom justru lebih bisa mendorong interaksi. 

Oleh karena itu, sebaiknya Anda memilih function hall yang fleksibel dan mendukung berbagai pengaturan tata letak. Ruang serbaguna atau multi function room adalah pilihan yang baik karena dapat disesuaikan dengan berbagai kebutuhan acara Anda.

Cek detail paket dan biaya dengan seksama

Sebelum mengambil paket, pastikan Anda tahu kebutuhan durasi acara Anda sehingga tidak salah ambil paket. Bacalah syarat dan ketentuan sewa dengan teliti, termasuk biaya tambahan yang mungkin dikenakan. Jadi, Anda bisa mengatur anggaran dengan lebih baik dan menghindari kejutan yang tidak diinginkan.

Beberapa function hall menawarkan paket lengkap yang sudah mencakup fasilitas, konsumsi, dekorasi, dan teknis. Pahami dengan jelas detail paket yang ditawarkan dan ambil paket sesuai kebutuhan, sehingga Anda bisa mendapatkan berbagai fasilitas sesuai kebutuhan termasuk penggunaan peralatan tambahan.

Survei tempat secara langsung

Tidak cukup mengandalkan brosur atau foto yang ada di internet jika belum pernah melihat tempatnya langsung. Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas, saran terbaik adalah Anda mengatur janji temu dengan sales representative dari penyedia function hall. Kunjungan langsung ini penting agar Anda bisa melihat kondisi ruangan secara nyata, memperhatikan detail tata letak, serta bisa mendapatkan bayangan bagaimana suasana yang akan tercipta saat acara berlangsung. 

Misalnya, jika acara diadakan pada siang hari, perhatikan apakah sinar matahari yang masuk melalui jendela akan mempengaruhi pencahayaan di atas panggung. Memang, latar belakang natural dengan pemandangan luar ruangan bisa memberikan kesan alami. Namun, jika terlalu terang, cahaya tersebut justru bisa membuat pembicara di panggung terlihat kurang jelas, baik bagi penonton langsung maupun di kamera. Jadi perhatikan suasana yang tercipta di jam-jam sesuai acara akan diadakan, karena beda waktu beda juga suasana yang didapatkan.

Kemudahan Mengadakan Corporate Events Bersama Veranda Pakubuwono

Apakah Anda sedang mencari function hall yang menyatu dengan hotel untuk kemudahan akomodasi tamu luar kota atau negeri, memiliki tata letak ruangan fleksibel, serta menawarkan fasilitas penunjang corporate events yang lengkap? Jika Anda berencana mengadakan acara perusahaan di Jakarta Selatan, Anda dapat mengandalkan Veranda Hotel Pakubuwono.

Veranda Hotel Pakubuwono menyediakan aneka indoor multi-function room berkapasitas besar yang cocok untuk aneka acara, mulai dari seminar bisnis yang membutuhkan format seated hingga standing gathering party. Anda bisa menikmati nuansa modern dan elegan di tiap ruangan dengan berbagai fasilitas.  

Veranda Hotel Pakubuwono menyediakan berbagai Paket Meeting yang mencakup penggunaan ruangan dari half-day hingga full-day, koneksi WiFi gratis yang stabil, peralatan multimedia lengkap, alat tulis dan buku catatan untuk peserta acara, coffee break dengan free flow kopi dan teh serta snack pendamping, hingga berbagai menu masakan untuk makan siang atau makan malam. Berbagai paket tersebut akan memberikan pengalaman partisipan bisa lebih fokus menikmati acara. 

Cek disini untuk mengetahui berbagai paket meeting! Untuk informasi lebih lanjut tentang janji survei tempat, detail harga, atau ketersediaan tanggal, Anda dapat menghubungi tim sales representatif melalui WhatsApp!